“Si migliora ciò che si misura.” Vale soprattutto per la collaborazione con i fornitori, dove troppe aziende lavorano a sensazione. Ecco i cinque KPI che dicono davvero se la relazione funziona — e che servono a costruire il business case di un portale.
1. OTIF / OTD — puntualità e completezza delle consegne
È il KPI principe della performance fornitore. L’OTD (On-Time Delivery) misura quante consegne arrivano puntuali; l’OTIF (On-Time In-Full) aggiunge la completezza: puntuale e nelle quantità giuste. Un valore considerato eccellente si colloca indicativamente tra il 95% e il 99% in molti settori. È il primo numero da tenere d’occhio, perché impatta direttamente produzione e servizio al cliente.
2. Lead time (effettivo vs promesso)
Non basta il lead time dichiarato: conta quello reale e la sua deriva nel tempo. Confrontare la data promessa con quella effettiva, fornitore per fornitore, fa emergere chi sta peggiorando prima che diventi un problema di linea. È un indicatore di affidabilità più fine dell’OTD.
3. Accuratezza dei PO
Quale percentuale di ordini scorre senza eccezioni (quantità, codici, date corretti)? Gli errori d’ordine nascono in gran parte dall’inserimento manuale, come abbiamo visto in quanto costano gli errori degli ordini via email ed Excel. Misurare l’accuratezza dei PO ti dice quanto rework stai pagando senza accorgertene.
4. Ciclo fattura e fatture in eccezione
Quanto tempo passa dalla fattura al pagamento, e quante fatture si bloccano per disallineamenti con ordine e ricevimento? È un KPI che pesa su cassa e relazioni con i fornitori. Le analisi indipendenti mostrano che allineare il dato a monte riduce sensibilmente le fatture che richiedono riconciliazione manuale — nel TEI Forrester su una piattaforma di collaborazione, circa il 30% in meno.
5. Tempo di onboarding di un nuovo fornitore
Quanti giorni servono per portare un nuovo fornitore “operativo”? È un KPI di agilità: meno giorni significano linee rifornite prima e meno costo amministrativo. La differenza tra un processo manuale e uno guidato/standardizzato può essere enorme (in un case study verificato, da 50 a 8 giorni).
Come renderli operativi
Misurare questi cinque indicatori a mano, su fogli di calcolo, è già metà del problema. Il salto di qualità è renderli visibili in una dashboard condivisa, aggiornata dai dati reali, così buyer e fornitori guardano gli stessi numeri. È anche uno dei criteri della scelta di un portale: chiedere una dashboard KPI nativa.
In sintesi
OTIF/OTD, lead time, accuratezza dei PO, ciclo fattura e tempo di onboarding sono i cinque numeri che trasformano la collaborazione fornitori da impressione a fatto. Inizia misurandone anche solo due o tre, rendili visibili, e usa il trend per agire. Per chi parte da Infor SyteLine, una dashboard KPI alimentata dai dati del gestionale rende questo passaggio immediato.
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